Terdapat Ketidakjelasan Pemberian Diskon di Tiga Unit Hotel PT HIN

KNews.id- Sumber pendapatan unit-unit usaha PT HIN dapat berasal dari empat jenis customer, yaitu individu, travel agent, instansi pemerintah, dan korporasi. Salah satu kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi baik pemerintah, perusahaan BUMN, maupun perusahaan swasta yang berkontribusi atas pendapatan mencakup pertemuan, rapat, seminar, maupun pameran atau lebih dikenal dengan istilah MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition).

Proses pelaksanaan kegiatan MICE oleh instansi pemerintah umumnya dimulai dengan surat pemberitahuan dari instansi yang bersangkutan kepada pihak marketing unit hotel mengenai rencana kegiatan, dan sekaligus meminta agar pihak hotel mengajukan proposal penawaran harga kegiatan MICE. Atas surat tersebut, marketing hotel kemudian merespon dengan menyampaikan perincian perkiraan harga.

Setelah kedua belah pihak mencapai kesepakatan harga, pihak hotel kemudian membuat Surat Perjanjian Kerja Sama (SPK) yang mengatur antara lain jenis paket (fullboard/halfboard), jumlah peserta, jangka waktu pelaksanaan, harga satuan dan fasilitas yang diperoleh MICE, serta syarat pembayaran.

Untuk menarik minat tamu atau customer MICE, bagian marketing unit hotel dengan persetujuan General Manager (GM), menawarkan potongan harga kepada pihak penyelenggara MICE. Setelah negosiasi selesai, harga yang disepakati dan potongan harga dicantumkan dalam dokumen Business Performance (BP) atau Inter-Office Communication (IOC) yang dibuat oleh Sales Executive, diketahui oleh Marketing Manager dan Chief Accounting, serta disetujui oleh General Manager (GM).

Kebijakan pemberian potongan harga tersebut termuat dalam Pedoman Sistem Operasional Prosedur (SOP) PT HIN yang disahkan dalam Keputusan Direksi. Dalam prosedur tersebut tidak menyebutkan waktu pemberian diskon, namun berdasarkan alur dokumen bahwa diskon diberikan di awal yaitu di bagian Front Office.

Telah dilakukan juga pemeriksaan terhadap tiga unit hotel milik PT Hotel Indonesia and Natour (HIN), yaitu Hotel Inna Parapat (IP), Hotel Grand Inna Malioboro (GIM), dan Hotel Grand Inna Medan (GIMedan), serta menemukan bahwa  Pemberian Potongan Harga dalam Bentuk Cashback/Refund atas Penjualan Paket Meeting-Incentive-Convention-Exhibition (MICE) yang dilakukan tiga unit hotel tersebut tidak tepat.

Unit Hotel Inna Parapat

Pendapatan unit hotel IP yang berasal dari kegiatan MICE tahun 2016 sebesar Rp4.879.508.314,00 dan tahun 2017 sebesar Rp5.076.605.767,00. Hasil uji petik atas transaksi penyelenggaraan MICE dalam sistem Power Pro Hotel dan konfirmasi kepada 12 instansi pemerintah penyelenggara MICE, diketahui bahwa realisasi pada tahun 2016 dan 2017 adalah sebesar Rp1.508.710.000, sedangkan nilai transaksi berdasarkan SPK adalah sebesar Rp1.694.233.200. Dengan demikian terdapat selisih antara nilai yang tercatat dalam sistem Power Pro Hotel dengan SPK sebesar Rp185.523.200.

Unit Hotel Grand Inna Malioboro

Struktur pendapatan MICE terdiri atas dua jenis yaitu pendapatan kamar, serta pendapatan penjualan makanan dan minuman. Pendapatan kamar unit Hotel GIM tahun 2017 adalah sebesar Rp32.819.012.878,00 dan tahun 2016 sebesar Rp27.565.161.293,00 (audited). Sedangkan pendapatan penjualan makanan dan minuman tahun 2017 sebesar Rp20.812.946.691,00, dan tahun 2016 Rp19.536.726.927,00 (audited).

Dalam pelaksanaannya, unit Hotel GIM memperlakukan potongan harga sebagai komisi, dimana General Cashier akan mengembalikan dana potongan harga kepada penyelenggara MICE setelah seluruh pembayaran telah diterima di Rekening Koran unit hotel, baik dalam bentuk tunai maupun transfer bank. Jika masih ada outstanding invoice dari kegiatan MICE yang bersangkutan, dana potongan harga ini terlebih dahulu akan digunakan untuk membayar tagihan tersebut.

Berdasarkan data dalam sistem Power Pro Hotel terdapat 85 transaksi penyelenggaraan MICE di unit Hotel GIM sebesar Rp20.529.352.972,00, dengan persentase potongan harga yang diberikan adalah antara 4% s.d. 24% untuk setiap transaksi, sehingga jumlah potongan harga yang diberikan sebesar Rp1.955.445.780,00.

Unit Hotel Grand Inna Medan (GIMedan)

Jumlah pendapatan banquet yang berasal dari tamu Meeting, Incentives, Conferences, and Exhibition (MICE) di unit hotel GI Medan berkontribusi cukup besar terhadap jumlah seluruh pendapatan hotel. Pada tahun 2016 jumlah pendapatan banquet sebesar Rp5.459.827.957,84 dari jumlah pendapatan usaha sebesar Rp13.040.544.000,00 (atau sebesar 41,86%), dan tahun 2017 sebesar Rp2.817.054.589,44 dari Rp11.986.946.000,00 (atau sebesar 23,50%).

Unit Hotel GI Medan memberikan potongan harga antara 17-30% berdasarkan negosiasi antara manajemen unit hotel GI Medan dengan Person In Charge (PIC) penyelenggara, dan selanjutnya diusulkan untuk mendapatkan persetujuan GM. Pemberian potongan harga tersebut juga dilakukan setelah tagihan lunas dan unit Hotel GI Medan membukukan transaksi tersebut ke dalam akun Hutang Komisi dan mengurangi pendapatan banquet dan/atau pendapatan kamar.

Sehingga pengurangan pendapatan tersebut tidak real time, artinya bahwa pengurangan pendapatan banquet dan/atau pendapatan kamar terjadi pada tahun berikutnya karena menunggu pelunasan tagihan. Berdasarkan data Power Pro Hotel, terdapat pembayaran potongan harga untuk 57 instansi dalam akun hutang komisi tahun 2016 adalah sebesar Rp1.564.570.650,00 dan tahun 2017 sebesar Rp225.841.500,00.

Pemberian potongan harga sebesar Rp3.931.381.130,00 (Rp185.523.200,00 + Rp1.955.445.780,00 + Rp1.790.412.150,00) atas penyelenggaraan MICE oleh pihak hotel kepada personil panitia dari masing-masing instansi mengakibatkan potensi penyalahgunaan dana potongan tersebut yang dapat merugikan keuangan negara atau daerah.

Menurut BPK, permasalahan di atas disebabkan oleh:

• PT HIN tidak memiliki aturan batasan kewenangan pemberian potongan harga;
• Marketing Manager unit hotel GI Medan hanya mengandalkan penjualan yang berasal dari MICE; dan
• Kebijakan General Manager dan Sales Manager unit hotel yang memberikan potongan harga di luar harga SPK/invoice.

Direksi PT HIN sependapat atas permasalahan tersebut, dan telah menghimbau secara lisan dalam setiap rapat Rapat Kerja kepada seluruh unit dan ditegaskan kembali pada rapat seluruh pimpinan unit dalam forum Quarterly Business Review (QBR) pada bulan Mei 2017 untuk tidak menerima bisnis dengan pemberian cash back atau sejenisnya kepada Instansi Pemerintahan/BUMN. (FT&Tim Investigator KA)